Welkom bij de organisatie!
Herinner je je die spannende eerste dag nog, toen je als vaste medewerker begon bij een organisatie? Het warme welkom met misschien wel een prachtige mok of een glanzende thermosfles die thuis werd bezorgd, samen met het personeelshandboek en je arbeidsovereenkomst. Op die eerste werkdag maakte je kennis met je nieuwe team, en als je geluk had, lag er een goed uitgedacht inwerkprogramma met een rondleiding door het kantoor voor je klaar.
Maar wanneer je als interim-professional binnenstapt bij een organisatie, verloopt de start net iets anders. De verwachtingen die de organisatie heeft wanneer je binnenkomt, zijn meestal hooggespannen. “Mooi! De interimmer is gearriveerd, nu worden al mijn problemen opgelost!” Maar wanneer ben je eigenlijk klaar? Het is aan jou om de organisatie en de mensen zo snel mogelijk te leren kennen, en te laten zien wat je in huis hebt.
Ga dus niet achter je laptopje zitten afwachten! Mijn eerste weken zijn meestal volgepland met:
- Kennismakingsgesprekken – en vergeet niet meteen te vragen aan mensen wie je nog meer moet spreken.
- Het bijwonen van terugkerende vergaderingen – zo krijg ik meteen een goed gevoel voor de dynamiek en politiek binnen het bedrijf.
- Observeren – en nauwkeurig je observaties vastleggen.
Na ongeveer drie weken zou je echt wel een behoorlijk goed beeld moeten hebben van de organisatie en of je in staat bent om de opdracht succesvol uit te voeren.
Wel of niet meewerken in de operatie?
Wat fijn dat je er bent! Ik heb meteen een aanvraag ingediend voor jouw toegang tot ons ERP, PIM en CMS. Oh, en we houden onze planning hierbij, en elke dinsdagochtend doorlopen we dit proces.
Maar pas op, voor je het weet, word je meegesleept in de dagelijkse gang van zaken. Hoewel sommige taken natuurlijk moeten worden uitgevoerd waarvoor je vanuit je interimrol kunt worden ingezet, is het belangrijk om kritisch te blijven. Is dat proces op dinsdagochtend echt noodzakelijk? En waarom houden we nog steeds onze promotieproducten bij in Excel? Kortom, zie de dagelijkse processen als een bron van informatie voor verbeteringen en structuur, en doe wat nodig is om samen de operatie soepel te laten verlopen. Blijf het verschil maken als Interim en zorg dat je niet stiekem een vaste medewerker wordt.
Blijf in gesprek over je toegevoegde waarde voor de organisatie
Kun jij nog opnoemen waarom je bent ingehuurd door je opdrachtgever? Ja? Top! Is dat ook wat je nu nog aan het doen bent? Kans bestaat dat je hierop antwoordt: “Ja..op zich wel, maar”.
Dat hoeft niet erg te zijn, mits je hierover maar in contact blijft met je opdrachtgever. Vaak genoeg wordt er een opdracht geformuleerd door de opdrachtgever, waarvan je gaandeweg ontdekt dat dit niet het daadwerkelijk op te lossen vraagstuk is. Wanneer je dit merkt is het verstandig om direct in gesprek te gaan met je opdrachtgever. Geef aan wat je observaties zijn en wat jij denkt dat nu het beste is voor de organisatie en waar jij waarde kunt toevoegen.
Het helpt ook niet om met oogkleppen op je aan de opdracht te houden. Ik merk dat ik regelmatig even bij een ander project betrokken wordt i.v.m. de kennis die ik heb over een bepaald onderwerp. Dit vind ik geen probleem zolang het blijft bij even sparren. Zodra mijn bijdrage daaraan groter wordt, ga ik in gesprek met mijn opdrachtgever. Want het kan zijn dat we dan samen moeten kijken naar de uren die ik beschikbaar bent voor de basisopdracht en voor de rest van de organisatie.
Kortom, blijf continu toetsen bij jezelf en de organisatie waar en hoe je de meeste waarde toevoegt. Zorg dat je niet, zonder overleg, afdwaalt naar andere afdelingen waarmee je wellicht je eerste opdracht in gevaar brengt.
Spreek ook af wanneer je opdracht afgerond is
Hier thuis roep ik heel regelmatig: ‘De wasmand is ook nooit leeg!’. En werk is ook nooit af.. Maar aan een opdracht hoort wel een einde te zitten. Spreek dit vooraf goed af. En dit kan verschillend zijn.
- Zodra een vaste medewerker is gevonden vertrek ik weer nadat deze persoon is ingewerkt.
- Zodra dit resultaat is bereikt vertrek ik.
- Zodra het team weer zelfstandig aan de slag kan vertrek ik.
Dit vertrek hoeft overigens niet in een keer te zijn. Vaak bouw ik een opdracht af waarbij je eerst intensief start en tegen het einde van de opdracht bijvoorbeeld nog een maand 1 dag per week beschikbaar bent.
En natuurlijk kan het ook zo zijn dat er vanuit een opdracht weer een nieuwe opdracht voortkomt. Super! Maak dan wel weer nieuwe afspraken met elkaar over de verwachtingen en de afronding.
Blijf kritisch op je tijd
In veel gevallen word je als Interim per uur betaald. In sommige gevallen zal het gaan om het eindresultaat. Blijf daarom kritisch op je tijd. Met name meetings sluipen er gemakkelijk in. En hoewel je als vaste medewerker wordt geacht om bepaalde meetings bij te wonen of webinars te volgen, vraag ik mijzelf altijd af wat het voor toegevoegde waarde voor de opdracht heeft. Daarom sla ik dus regelmatig meetingverzoeken af, of vraag / zorg in ieder geval voor een goede voorbereiding van de meeting. Wel zo klantvriendelijk.
Laat de politiek de politiek
Er is geen organisatie zonder ‘politiek’. Althans, ik heb ze nog niet meegemaakt. Waar ik me daar in een vaste rol erg druk om kon maken (wat oneerlijk!), vind ik het nu als Interim interessante materie. Want, hoewel iedere organisatie anders en in zekere zin uniek is, zit er toch een patroon in.
Kom je bij mijn clubje?
Tijdens de kennismakingsgesprekken probeer je, je een eerste beeld te vormen. In gesprek met deze personen krijg je vaak meteen een beeld mee van de organisatie met daarbij een omschrijving / handleiding voor de verschillende personen die in het bedrijf werken. Onbedoeld word je zo stiekem al bijna meegetrokken in een de interne politiek. Deze beelden zijn meestal flink gekleurd.
Mij helpt het om hierin objectief te blijven. Super fijn natuurlijk om een beeld te krijgen van het bedrijf, wie wat doet en waar de hazen lopen. Maar ik wil voorkomen dat ik een beeld van een persoon ga vormen op basis van de informatie van iemand anders. Zorg dus altijd dat je zelf in gesprek gaat met mensen om een persoonlijk beeld te vormen. Zo kan je de situatie ook van meerdere invalshoeken leren kennen.
Heerlijk om afstand te houden
Wat voor mij een van de voordelen is van mijn rol als externe is het behouden van afstand tot de organisatie. Als zelfstandige is er geen hiërarchische verhouding in de organisatie. Buiten dat ik uiteraard mijn opdrachtgever / klant tevreden wil houden. Maar ik bepaal zelf wat ik nodig vind om te doen en er is niemand die mij operationele opdrachten geeft. Dit maakt ook dat de politiek vanwege gewenste promoties nooit meespeelt. Het gaat altijd om de inhoud, wat het beste is voor de organisatie en het vervullen van een goede opdracht.
Maak dingen bespreekbaar
Wanneer je merkt dat politiek je in de weg gaat zitten, moet je het bespreekbaar maken. Door de rol als externe word je vaak al snel gezien als een soort vertrouwenspersoon. Met als gevolg dat de ene afdeling (of persoon) klaagt over de andere. Ga hier niet tussen zitten. Regel desnoods een gesprek tussen beiden waarbij je als mediator optreedt, of liever: laat het ze onderling oplossen. Wanneer je merkt dat de politiek veel impact heeft op de cultuur, of het gedrag van mensen of afdelingen dan is dat iets wat ik bespreek als observatie naar een opdrachtgever. Vaak ga ik er op verzoek ook zelf mee aan de slag om het bespreekbaar te maken, of om de samenwerking te verbeteren. Onder het mom van ‘vreemde ogen..’ en een zekere afstand die ik heb tot de organisatie, krijg ik vaak meer voor elkaar dan een interne medewerker.
Ga je mee met ons bedrijfsuitje?
Organisaties gaan heel verschillend om met externen. Bij de een ontvang je een welkomstpakket en een volledig onboarding programma, bij de ander sta je iedere dag bij de receptie om je als gast aan te melden. En voor iedereen zijn de wensen hierin anders. En hoewel ik zeker een band opbouw met de teams en organisaties waarmee ik samenwerk, behoud ik altijd wel afstand.
- Ik heb mijn eigen laptop en bied altijd aan die te gebruiken. Maar de meeste organisaties willen vanuit security oogpunt dat ik een laptop van de organisatie gebruik.
- Een keer met het team te lunchen of iets kleins ondernemen (vaak op eigen initiatief / kosten) kan goed zijn voor de teamsamenwerking.
- Voor het jaarlijkse potje bowlen of Kerstfeest voor het hele bedrijf bedank ik vriendelijk.
Zo zie je dat er best wat verschillen zijn tussen een vast dienstverband en jouw rol als Interim-Professional. Voor mij persoonlijk vooral voordelen, maar dit zal voor iedereen verschillend zijn.