Het is nog steeds een veelgevraagde opdracht ‘We willen een nieuwe PIM / CDP / PLM / ERP’. Het komt vaak voor dat wordt gestart met demo’s en zelfs implementatie voordat duidelijk is wat je Master Data Plan is. Hieronder lees je meer over waarom het verstandig is om eerst je Master Data op orde te hebben, voordat je aan de slag gaat met implementatie van nieuwe software.
Waar hoort de data?
Een bekende discussie in organisaties, in welk systeem hoort welke data? In dit verhaal richt ik mij met name op de retail / e-commerce branche. Wat ik vaak meemaak is dat een bedrijf begonnen is met een ERP en vervolgens een snelle groei heeft doorgemaakt. Dat kan zijn in het aantal artikelen, nieuwe markten, nieuwe categorieën, nieuwe oplossingen. In die periode is om de snelheid te behouden (maatwerk) data toegevoegd in het ERP.
Komt dit jou ook bekend voor?
“Ik wil graag zien hoe lang deze broek is in de webshop, kun je even een veldje toevoegen in de ERP?”
” We hebben binnenkort een campagne en daarvoor wil ik graag deze artikelen bij elkaar positioneren. Wil je even een veldje toevoegen?”
” Ik wil graag controleren of veld x wel goed is ingevuld. Kunnen we een controle ja / nee veldje toevoegen?”
” Voeg die nieuwe categorie maar gewoon maatwerk toe, dan zijn we in ieder geval op tijd klaar voor lancering”
Allemaal herkenbaar en een logisch gevolg in middelgrote, groeiende organisaties. En ook begrijpelijk, je moet roeien met de riemen (of software) die je hebt, en bent vooral op de korte termijn bezig om resultaat te behalen.
Waar op dat moment niet aan gedacht wordt, is dat je hierbij een enorme kluwe aan data creëert, die vaak handmatig wordt bijgehouden. Daarnaast bestaat het risico dat de applicatiebeheerder van het ERP en de e-commerce specialist na een aantal jaar een andere baan aan gaan, en niemand weet vervolgens nog waarom dat veldje er ook al weer was..
Het wegvallen van historie maakt dat het ook steeds complexer wordt om het maatwerk te ontmantelen. Want als we dat veldje weghalen, valt ook dat belangrijke handmatige proces om..
Je bent echt niet de enige..
Maar hierom is er dus wel een extra motivatie om op tijd te starten met een Master Data Plan. Door vooraf na te denken over je data-visie, exact te weten welke data je hebt én welke data je in de toekomst wilt hebben wordt het veel makkelijker om je te oriënteren op de juiste software. En het zorgt ervoor dat de implementatie veel soepeler verloopt.
Wat is een Master Data plan?
In je Master data plan leg je vast welke data je hebt, in welk systeem deze data wordt opgeslagen en onderhouden (of waar je dit uiteindelijk wilt)
- Waar de data wordt opgeslagen
- Hoe de data in de systemen komt (via datastromen of zit er een handmatige component aan?)
- Waar de data wordt onderhouden
- Wie de eigenaar is van de data en verantwoordelijk is voor het onderhoud
Idealiter ga je ook aan de slag met de architectuur tussen de systemen om inzichtelijk te krijgen welke data stromen tussen de systemen lopen.
Waar begin ik met mijn MasterData plan?
- Verzamel de data die je nu hebt
- Organiseer ze op basis van de systemen waar ze nu in staan.
- Beschrijven van de huidige data
- Naam van de data
- Omschrijving (waarvoor is de data?)
- In welk systeem wordt de data nu opgeslagen
- Voor welke processen is de data nodig?
- Wie werkt er met de data?
- Beschrijven van de databehoefte in de toekomst
- Wil je de data behouden? (Ja / Nee)
- In welk systeem zou de data idealiter opgeslagen worden
- Wie heeft uiteindelijk echt toegang tot deze data nodig?
- Is er nog data die je wilt toevoegen?
Interne discussies
Zoals je zult begrijpen organiseer je bovenstaande niet in een meeting van 2 uur. De vragen die je de organisatie hierbij stelt zullen de nodige discussies opleveren. Wat in welk systeem hoort de prijs? En wordt de productdata beheerd door Product Management, Category Management of E-commerce? Zorg er dus voor dat je een projectleider / iemand met mandaat hebt die uiteindelijk bij een impasse een knoop kan doorhakken.
Wil jij aan de slag met je Master Data?
En wil je hierbij onafhankelijke hulp die je helpt om je data op orde te krijgen? Neem dan gerust contact met mij op. Samen kunnen we kijken hoe groot het project is en of hierbij een Fulltime Interim opdracht of de Interim SPARK aansluit.